A. Erhebung und Verarbeitung persönlicher Daten, Zweck
Personenbezogene Daten sind alle Informationen zu Ihrer Identität, etwa Name, E-Mail-Adresse oder Postanschrift.
Wir erheben, speichern, verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten entsprechend den jeweils geltenden Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten
– zum Zweck der Auftragsdurchführung oder Bearbeitung von Kundenanfragen,
– wenn Sie uns diese aus anderen Gründen zur Verfügung stellen, z.B. wenn Sie Informationsmaterial bestellen, unseren elektronischen Infoletter abonnieren, sich per Mail um eine Stelle bewerben oder an einer Umfrage teilnehmen,
– oder zur Wahrung berechtigter eigener Geschäftsinteressen im Hinblick auf Beratung und Betreuung unserer Kunden oder (potentieller) Interessenten sowie zur Fortentwicklung unserer Produktgestaltung.
„Besondere Arten von personenbezogenen Daten“, etwa Daten zu rassischer und ethnischer Herkunft, politischer Meinung, religiöser und weltanschaulicher Überzeugung, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, biometrische Daten, Gesundheitsdaten, Daten zum Sexualleben, zu sexueller Orientierung u.ä. werden durch uns grundsätzlich nicht erhoben, gespeichert oder verarbeitet.
Sollten besondere personenbezogene Daten im Einzelfall im Rahmen einer Auftragserfüllung, insbesondere bei Gutachten, anfallen, werden diese in einem solchen Fall nicht durch das BIRVp selbst erhoben und/oder gespeichert, sondern ausschließlich bei/durch den bearbeitenden externen, selbständigen Gutachter. Eine Vertraulichkeitsbeziehung kommt insofern zustande direkt zwischen dem Gutachter und dem Kunden. Das BIRVp ist dabei lediglich Vermittler, ohne entsprechende Daten selbst zu speichern.
a. Datenverarbeitung zur Erfüllung eines zwischen Ihnen und uns geschlossenen Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Um ein bestehendes Vertragsverhältnis zwischen Ihnen und uns zu erfüllen und die gegenseitig geschuldeten Leistungen zu erbringen, erheben, speichern und verarbeiten wir – oder von uns beauftragte Auftragsverarbeiter (s. unter f.) – die folgenden Daten von Ihnen, sofern Sie uns diese mitgeteilt haben:
– Persönliche Angaben (Name, Anschrift und/oder Dienststelle, Telefon, Faxnummer, E-Mail-Adresse, ggf. Homepage in seltenen Fällen auch Geburtsdatum),
– Bankdaten (IBAN, Bank, Kontoinhaber) und Zahlungsinformationen (Umsatzdaten im Zahlungsverkehr), soweit Sie uns diese mitgeteilt haben und sie im Rahmen der durch Sie gewählten Zahlungsweise erforderlich sind (z.B. SEPA-Lastschrift). In unserem Online-Shop verwenden wir ein Plug-in-System zur Lastschrift- und Kreditkartenzahlung. Daten, die Sie dort eingeben, geben Sie nicht bei uns, sondern direkt beim Anbieter ein und sie werden auch nicht durch uns gespeichert.
– Angaben zu von Ihnen gekauften bzw. beauftragten Produkten unseres Hauses,
– ggf. Verbands- o.a. Mitgliedschaften im Zusammenhang von Rahmenvereinbarungen, durch die Sie Vorteile erhalten können.
Die Bereitstellung von Name und Anschrift ist zur Durchführung des jeweiligen Vertrags aus organisatorischen Gründen notwendig und daher verpflichtend. Stellen Sie uns diese Angaben nicht zur Verfügung, kann ein Vertragsabschluss nicht zustande kommen.
b. Datennutzung aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Wenn Sie dahingehend eingewilligt haben, erheben, speichern und verarbeiten wir Ihre o.g. Daten und kontaktieren Sie – vorbehaltlich des Postversandes – nur über die Kommunikationskanäle, in die sie eingewilligt haben, im Rahmen
– der Qualitätssicherung, um unsere Produkte und Dienstleistungen für Sie kontinuierlich zu verbessern, etwa indem wir hin und wieder Befragungen zu Ihrer Zufriedenheit und Nutzung unserer Produkte durchführen,
– neuer Angebote, wenn Ihr Vertrag mit uns endet und/oder ein neues Produkt erscheint, von dem Sie eine Vorversion bei uns erworben haben oder das für Sie thematisch relevant ist, um Sie darüber zu informieren bzw. Ihnen ein entsprechendes Fortführungsangebot zu unterbreiten,
– allgemeiner und personalisierter Werbung.
c. Datenverarbeitung aufgrund unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Unser Ziel ist es, eine gute Kundenbeziehung mit Ihnen zu begründen, zu erhalten und auch auszubauen, soweit dies nach Art. 6 Abs. lit f. Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zulässig ist.
Dazu nutzen wir Ihre Kunden- und Kontaktdaten sowie Ihre Vertragshistorie, um Ihnen für Sie thematisch relevante, d.h. Ihrem ursprünglichen Auftrag thematisch verwandte, Produkte und Dienstleistungen anzubieten.
Desweiteren nutzen wir personenbezogene Kontaktdaten, die wir aus frei zugänglichen Quellen recherchieren können, um diesen als potentiellen Interessenten Presseerzeugnisse oder Informationen über Produkte unseres Hauses zukommen zu lassen (postalische Direktwerbung), die aufgrund der Thematik dieser öffentlichen Quelle ersichtlich für die Betroffenen und Ihre Arbeit relevant sind. Im Regelfall erfolgt dies an die dienstliche Adresse.
d. Weitere Fälle der Datennutzung
Wir erheben, speichern und verarbeiten personenbezogene Daten im Übrigen, soweit wir aus gesetzlichen oder anderen Gründen gem. Art. 6 DSGVO sowie § 25 BDSG dazu berechtigt oder verpflichtet sind, sie zu erheben.
e. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet bei uns grundsätzlich nicht statt. Im Einzelfall kann individuell im Rahmen einer Vertragshistorie aufgrund Ihres bisherigen Zahlungsverhaltens über weitere Handlungsschritte entschieden werden (etwa ProForma-Rechnungen gem. Anzahl der Zahlungserinnerungen). Diese Entscheidungsabläufe finden nicht automatisiert statt.
f. Empfänger von Daten
Ihre persönlichen Daten verwenden wir nur im Kirschbaum Verlag. Im Rahmen der gesetzlich zulässigen Verwendung (wie vorab beschrieben), kommen jedoch ggf. auch unsere externen Dienstleister mit personenbezogenen Daten in Kontakt, insbesondere
– unsere IT-Dienstleister (Software- und Hardwarebetreuer),
– unsere Versanddienstleister im Rahmen des Versands von Druckerzeugnissen an Sie,
– Kreditinstitute zur Abwicklung der Zahlungen bei bestehenden Kundenbeziehungen,
– Öffentliche Stellen in begründeten Fällen,
– Inkasso-Dienstleister und Rechtsanwälte, um Forderungen einzuziehen und Ansprüche gerichtlich durchzusetzen. Kommt es im Inkassofall zur Übermittlung personenbezogener Daten (Kunden- und Kontaktdaten, Zahlungs-, Verbrauchsstellendaten und Daten zur Forderung) an einen Inkasso-Dienstleister, setzen wir Sie vorher über die beabsichtige Übermittlung in Kenntnis.
Mit unseren externen Dienstleistern schließen wir Vereinbarungen über die Auftragsdatenverarbeitung gemäß den gesetzlichen Vorgaben ab.
g. Datenquellen
Wir erheben einerseits personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen von Ihnen erhalten haben. Zusätzlich erheben wir personenbezogene Daten, soweit es gesetzlich zulässig ist, aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handels- und Vereinsregister, Verzeichnisse, Presse, Internet) oder Daten, die uns von Dritten (z.B. einem Adressdienstleister) berechtigt übermittelt werden.
h. Datenübermittlung in ein Drittland
Datenübermittlungen in Länder außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums („Drittländer“) erfolgen nicht. Unsere Datenbestände befinden sich entweder inhouse oder auf in Deutschland liegenden Servern.
B. Information über Ihre Rechte
a. Informationen zu Ihren Betroffenenrechten
Sie können jederzeit von uns Auskunft zu den über Sie gespeicherten Daten und/oder deren Berichtigung im Fall von Fehlern verlangen. Gerne erteilen wir Ihnen eine solche Auskunft im Rahmen der durch Art. 12 und 15 DSGVO festgelegten Grenzen kostenlos.
Weiter können Sie die Einschränkung der Verarbeitung, die Übertragung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten an Sie in einem maschinenlesbaren Format oder die Löschung Ihrer Daten verlangen.
Außerdem haben Sie jederzeit das Recht, der Nutzung ihrer Daten zu widersprechen, auch wenn diese auf öffentlichen oder berechtigten Interessen beruht, insbesondere einen Werbewiderspruch einzulegen. Hierzu wenden Sie sich bitte postalisch oder per Mail formlos an unser Sekretariat (s.u. unter C.).
Soweit wir Ihre Daten auf der Grundlage einer von Ihnen abgegebenen Einwilligung verarbeiten, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ab dem Eingang Ihres Widerrufs verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr für die im Rahmen der Einwilligung angegebenen Zwecke. Ihren Widerruf oder einen Werbewiderspruch richten Sie bitte ebenfalls formlos an unser Sekretariat (s.u. unter C.).
Ausgenommen vom Recht auf Löschung bleiben gem. Art. 17 und 23 DGSVO Daten, die aufgrund gesetzlicher, satzungsmäßiger oder vertraglicher Aufbewahrungsfristen noch benötigt werden, insbesondere Daten, die für die Begründung, inhaltliche Ausgestaltung oder Änderung Ihres Vertragsverhältnisses mit uns erforderlich sind oder für Zwecke der Abrechnung oder steuerlichen Prüfung gespeichert werden müssen.
b. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Neben der Geltendmachung Ihrer o.g. Rechte uns gegenüber können Sie sich jederzeit mit einer Beschwerde wenden an die für uns örtlich zuständige Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 200444, 40102 Düsseldorf, poststelle@ldi.nrw.de (derzeit Frau Helga Block).
C. Weitere Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten
a. Zuständigkeit für Datenschutz
Unseren Zuständigen für Datenschutz erreichen Sie unter Bonner Institut für Rechts- und Verkehrspsychologie, Siegfriedstr. 28, 53179 Bonn und per E-Mail unter sekretariat@birvp.de oder per Telefon unter +49228954530.
b. Speicherdauer und Kriterien für die Festlegung der Dauer
Wir speichern Ihre Daten für den Zeitraum des bestehenden Vertrags sowie nach Beendigung des Vertrags im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die sich vornehmlich aus dem Handels- und Steuerrecht ergeben (insbesondere §§ 147 AO und 257 HGB), löschen wir diese Daten wieder.
Für werbliche Ansprachen speichern wir Ihre Adress- und Kontaktdaten so lange, bis Sie einer Nutzung widersprechen, Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder eine Ansprache gesetzlich nicht mehr zulässig ist.
c. Sicherheit Ihrer Daten bei uns
Wir treffen Vorkehrungen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Zerstörung, Verfälschung, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen. Die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen werden dabei beachtet. Ihre Daten werden ausschließlich auf verlagseigenen Rechnern oder in einem sicheren Rechenzentrum gespeichert, um missbräuchliche Fremdeinwirkungen von außen oder durch benachbarte Hosting-Anwendungen Dritter auszuschließen. Ihre Daten werden in einer gesicherten Datenbank gespeichert, zu der nur ein eingegrenzter interner Personenkreis Zugriff hat.
D. Datenübermittlung und Datennutzung über das Internet und im Rahmen unserer elektronischen Dienste
a. Übermittlung von Daten über das Internet
Wir weisen darauf hin, dass das Internet eine weltweite Umgebung ist. Insofern Sie unsere Homepages nutzen und/oder elektronisch mit uns kommunizieren (E-Mail), stimmen Sie der unverschlüsselten Übertragung aller Daten zu, die Sie uns senden möchten. Aufgrund der Internet-immanenten Systematiken und Risiken erfolgt dies auf Ihr eigenes Risiko.
b. Links zu anderen Websites
Unsere Homepages enthalten auch Links anderer Institutionen und Anbieter. Auf diese erstreckt sich diese Datenschutzerklärung nicht.
c. Online Datenerhebung auf Homepages (Shop, Webanalyse u.ä.)
Ihr Internet-Browser übermittelt beim Zugriff ggf. aus technischen Gründen automatisch Daten an den Webserver. Diese Daten werden durch uns weder ausgewertet noch verarbeitet